Slimmer werken in een wereld vol meetings, mail en AI - met Arjen Banach

Sandy Bommeleyn

In veel organisaties ligt de werkdruk hoog en is de focus versnipperd. Mensen rennen van meeting naar meeting, inboxen lopen over en echte impactvolle tijd ('A-werk’) wordt steeds schaarser. Maar hoe kunnen we dit anders organiseren, zodat medewerkers productief én gelukkig zijn? Organisatiefuturoog Arjan Banach deelt tips. 

A-, B- en C-werk

Een krachtige manier om werk te structureren is het ABC-framework:

  • A-werk: waardecreërend en belangrijk, bijvoorbeeld klanten helpen of een project afronden.
  • B-werk: noodzakelijk, maar minder impactvol, zoals interne verslagen of ondersteunende documenten.
  • C-werk: weinig waardecreatie, vaak afleidend, zoals interne mails en overbodige meetings.

Door C-werk te elimineren en B-werk te automatiseren, blijft er meer tijd over voor A-werk, werk dat voldoening geeft.

Psychologische veiligheid en cultuur

Een goede sfeer is fijn, maar dat alleen is niet genoeg. Organisaties hebben psychologische veiligheid nodig: de ruimte om fouten te maken, elkaar aan te spreken en ideeën te delen zonder angst. Dit is cruciaal voor innovatie en duurzame impact.

Verslavende werkgewoontes

E-mail, meetings en notificaties triggeren dopamine en kunnen verslavend zijn, net als social media. Discipline alleen werkt niet; praktische oplossingen helpen beter. Bijvoorbeeld: een duo-sim voor je smartphone of een meetingvrije dag per week.

Meetings slimmer organiseren

  • Eén meetingvrije dag per week is wereldwijd getest en blijkt enorm effectief voor focus op belangrijk werk.
  • Beperk videobellen; wandelmeetings of korte audio-afspraken zijn vaak effectiever.
  • Alleen deelnemen aan meetings als je daadwerkelijk waarde toevoegt.

AI als hulpmiddel

AI kan repetitief werk automatiseren en B-werk reduceren. Tools zoals LLM’s (ChatGPT, Gemini, Claude) kunnen bijvoorbeeld notuleren, agenda’s beheren en simpele analyses doen. Het resultaat: meer tijd voor A-werk en minder werkdruk.

Kritische blik op technologie

Niet alle technologische innovaties zijn neutraal. Sommige bedrijven gebruiken AI en social media om verslaving te stimuleren of enorme energieverspilling te veroorzaken. Hier is verantwoordelijkheid en bewust gebruik cruciaal.

Kleine stappen, grote impact

Het gaat niet om perfecte regels, maar om slimme keuzes:

  • Gebruik tools die effectief en veilig zijn (bv. Signal i.p.v. WhatsApp).
  • Plan werkblokken bewust, bijvoorbeeld 25-50 minuten.
  • Creëer afspraken en routines binnen het team over hoe en wanneer werk wordt gedaan.

Zoals Tim Fransen zegt: “Elke poging om het goede te doen stuit op hypocrisie, maar dat is nog altijd beter dan rancune en cynisme.”

Door werkdruk te verminderen, focus te vergroten en AI op de juiste manier in te zetten, kunnen organisaties een cultuur creëren waarin medewerkers wél impact maken én plezier hebben in hun werk.